Các bước thực hiện một dự án số hóa tài liệu

Số hóa tài liệu tại hà nội có thể được thực hiện tại làm việc của khách hàng theo yêu cầu(gọi là số hóa tài liệu onsite), hoặc tại văn phòng công ty cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu như văn phòng của In Đăng Nguyên, hoặc kết hợp giữa hai nơi.

ĐỂ CÓ một DỰ ÁN Số hóa tài liệu THÀNH CÔNG, CHÚNG TA đang cần GÌ?

1. 1 quy trình số hóa tài liệu là gì tốt nhất
2. Đội ngũ có nhiều năm kinh nghiệm, đặc trưng có giỏi với những loại giấy tờ của dự án hay lĩnh vực đang Số hóa tài liệu
3. Đúng công cụ (máy scan, phần mềm scan, chương trình nhập liệu)
4. cam đoan của cả hai bên: sử dụng dịch vụ và cung ứng dịch vụ

Dịch vụ số hóa tài liệu tại hà nội - 0914 006 627

Các bước thực hiện một dự án số hóa tài liệu của chúng tôi sẽ bao gồm những bước sau

1. Sửa soạn và thu thập tài liệu giấy, gỡ kim bấm, mở gáy, làm sạch, phân loại tài liệu.

2. Quét tài liệu bằng các loại công cụ scan như máy scan văn phòng, máy scan chuyên dụng, điện thoại có phần mềm scan chuyên dụng. Hình quét có thể ở dưới dạng màu, trắng đen, màu xám, với kích cỡ và độ phân giải khác nhau, tùy mục đích sử dụng và lưu trữ. các máy scan chuyên dụng/phần mềm scan chuyên dụng sẽ cho phép định nghĩa trước những đặc tính của hình ảnh scan nhằm thống nhất định dạng hình ảnh đầu ra của cả tổ chức/ cả quy trình. Chúng tôi làm việc với những đối tác uy tín về scanning – DSG.

Máy quét tài liệu

3. Phân loại tài liệu tự động: các giải pháp scan chuyên dụng có thể hỗ trợ thiết lập các cách nhận dạng và phân loại tài liệu tự động (VD: qua nhận đang barcode, nhận dạng cấu trúc tài liệu)

4. Trích lục thông tin tự động, bán tự động hoặc thủ công. những giải pháp scan chuyên dụng tự động chuyển hình ảnh quét thành các tài liệu pdf searchable; và tự động trích lục thông tin trên tài liệu vào những trường thông tin được định nghĩa trước. những kỹ thuật đứng đằng sau quá trình này là OCR, OMR, ICR. Độ chính xác của việc nhận dạng và trích lục có thể lên đến 99%, tùy loại chữ in/viết trên tài liệu. Tuy nhiên, dạng phương pháp dạng này chưa thể áp dụng thành công cho mọi loại tài liệu. Ví dụ, tài liệu chứa chữ viết tay Tiếng Việt sẽ khó có thể được nhận dạng và trích lục thành công bằng các phương pháp hiện có trên thị trường. 

5. Trong trường hợp dữ liệu không được nhận dạng tự động, chúng ta sẽ đang cần can thiệp của con người. Công việc này gọi là nhập liệu. Và việc nhập liệu này có thể được hỗ trợ bởi chương trình nhập được tích hợp rất nhiều tính năng. Tất cả nhằm giúp cho người nhập liệu không mắc sai sót, cũng như nhập nhanh và hiệu quả nhất.

6. Đối chiếu, so sánh dữ liệu, kiểm tra chất lượng: các chương trình nhập thông minh sẽ tự động đối chiếu so sanh các dữ liệu nhập, dựa theo các quy tắc đã được định nghĩa. Đội ngũ QC sau đó sẽ sử dụng những công nghệ QC thích hợp (ví dụ lấy mẫu dữ liệu) để kiểm tra hàng đầu của dữ liệu.

Chỉnh sửa tài liệu sau khi đươcj số hóa

7. Xuất dữ liệu/input vào hệ thống EDMS: dữ liệu số sau khi so hoa tai lieu cần được lưu trữ ở 1 nơi nào đó. Thông thường những tổ chức sẽ có nhu cầu xây dựng 1 thư viện số – còn gọi à Electronic Document Management System. Thư viện này cho phép lưu trữ hình ảnh, meta data, cho phép tìm kiếm, chia sẻ tài liệu, dữ liệu khi mong muốn.
-
8. các tài liệu giấy sau đó sẽ được sắp xếp lại và đưa vào kho lưu trữ, hoặc hủy bỏ.

Là 1 trong những đơn vị đầu tiên gia nhập vào thị trường số hóa tài liệu tại hà nội ở Việt Nam. Trải qua nhiều năm hoạt động, đến nay indangnguyen.com trở nên đơn vị đi đầu về dịch vụ số hóa tài liệu hà nội trên thị trường.

Tìm hiểu thêm về Đăng Nguyên tại : CÔNG TY SỐ HÓA TÀI LIỆU SỐ LƯỢNG LỚN, GIÁ TỐT NHẤT NĂM 2020

Liên hệ để đươcj tư vấn và báo giá dịch vụ :

CÔNG TY IN ẤN VÀ THIẾT KẾ ĐẲNG NGUYÊN

Hotline : 0914 006 627 (Mrs. Mai) – Email : indangnguyen@gmail.comc
Địa chỉ : Số 275 Nguyễn Trãi – Thanh Xuân – Hà Nội
Tại tphcm : 53 Hoàng Bật Đạt, Phường 15, Quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh